Indépendants et freelances : découvrez le cadre légal et les responsabilités du formateur sous-traitant pour intervenir en toute conformité avec un organisme certifié Qualiopi.
Le cadre légal de la sous-traitance en formation
Intervenir comme sous-traitant pour le compte d’un donneur d’ordre (organisme de formation, plateforme de portage) est une pratique courante. Cependant, depuis la mise en place de Qualiopi et les récentes évolutions législatives, le formateur indépendant doit répondre à des obligations strictes pour garantir la validité des financements.
Les 4 obligations majeures du formateur sous-traitant
1. La Déclaration d’Activité (NDA)
Tout formateur indépendant agissant en sous-traitance doit posséder son propre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).
- Il s’obtient auprès de la DREETS.
- Il impose l’envoi annuel d’un Bilan Pédagogique et Financier (BPF), même si vous n’avez travaillé qu’en sous-traitance.
2. Le respect des indicateurs Qualiopi
Même si vous n’êtes pas vous-même certifié, vous avez l’obligation d’appliquer les processus qualité de votre donneur d’ordre. Cela inclut :
- Le respect du programme de formation validé.
- La collecte des preuves d’exécution (feuilles d’émargement, questionnaires de satisfaction).
- L’évaluation des acquis des stagiaires en fin de session.
3. L’obligation de transparence et de moyens
Le sous-traitant s’engage à fournir les moyens humains et techniques nécessaires à la bonne réalisation de la prestation. Vous devez être en mesure de prouver votre veille pédagogique et la mise à jour de vos compétences métier à votre donneur d’ordre.
4. La responsabilité civile professionnelle (RC Pro)
Il est obligatoire de souscrire à une assurance RC Professionnelle. Elle vous couvre en cas de dommages causés lors de vos interventions (accident, erreur pédagogique, dommage matériel chez le client final).
Sous-traitance et CPF : la règle du « Qualiopi obligatoire »
Depuis le 1er avril 2024, les règles se sont durcies pour les missions financées par le Compte Personnel de Formation (CPF) :
- Le sous-traitant doit être lui-même certifié Qualiopi s’il n’est pas sous le régime de la micro-entreprise (avec certaines limites de chiffre d’affaires).
- Le donneur d’ordre reste responsable de la qualité globale de la prestation devant la Caisse des Dépôts.
Important : Le contrat de sous-traitance doit impérativement préciser la nature de la prestation, le tarif, les modalités de réalisation et les indicateurs de suivi qualité.
Pourquoi passer par le portage Qualiopi plutôt que la sous-traitance classique ?
Le portage Qualiopi offre un cadre sécurisé qui simplifie ces obligations :
- Support administratif : L’organisme de portage vous fournit les documents types conformes au référentiel.
- Conformité automatique : Vous bénéficiez de la certification du porteur pour rendre vos offres éligibles aux financements.
- Veille partagée : Vous recevez les mises à jour réglementaires sans avoir à effectuer les recherches vous-même.
Questions Fréquentes (FAQ)
Un sous-traitant doit-il facturer la TVA ? Le formateur indépendant peut bénéficier de l’exonération de TVA pour ses prestations de formation, à condition d’avoir obtenu l’attestation fiscale spécifique auprès de la DREETS après l’obtention de son NDA.
Puis-je sous-traiter ma propre mission à un tiers ? Sauf accord écrit explicite du donneur d’ordre, la « sous-traitance de second rang » est généralement interdite dans les contrats de formation professionnelle.
Quels documents dois-je conserver ? Vous devez archiver vos contrats, vos supports de cours et surtout les preuves d’émargement pendant une durée de 3 à 10 ans selon les financeurs.
Souhaitez-vous que je rédige une liste de contrôle (checklist) des clauses indispensables à vérifier dans votre contrat de sous-traitance ?